Chữa bệnh sợ... viết báo cáo

5 Bước để viết báo cáo đúng, nhanh, gọn, đẹp.

Không ai thích viết báo cáo. Không phải ai cũng biết viết báo cáo. Và không phải báo cáo nào cũng dùng được.

Tuy nhiên, nếu không có báo cáo thì người lãnh đạo sẽ luôn hoang mang vì thiếu thông tin. Hệ quả là họ cứ phải tìm từng nhân viên để hỏi: Nhiệm vụ này tới đâu rồi? Hay dự án kia ra sao? Còn nhân viên thì thấy áp lực và khó chịu, vì mình đang bận rộn mà cứ liên tục phải báo cáo.

Vì sao chúng ta ngại viết báo cáo?

• Chủ quan: Cho rằng mình đã nắm mọi chi tiết trong não hay kiểm soát được mọi thứ, vì thế, không nên làm mất thời gian của chính mình lẫn người khác cho việc ghi chép dài dòng.
• Ngại bị đánh giá: Năng lực thực thi của đội ngũ thường được thể hiện qua chất lượng và tiến độ của dự án. Vì vậy, khi dự án không tiến triển đúng như mong muốn, ta trở nên ngại ngần chia sẻ thông tin đến người khác, ngay cả cấp trên. Ta muốn được yên thân và tự giải quyết vấn đề của mình. Ngoài ra, việc báo cáo đôi lúc cũng tạo cảm giác như “bị giám sát”.
• Không biết bắt đầu từ đâu: Báo cáo là gì? Tôi cần báo cáo chuyện gì? Có phải tôi chỉ cần sao chép đầu việc vào hay phải viết một văn bản phát biểu văn hoa? Do thiếu kỹ năng (mà lại không thường xuyên nghiên cứu và đặt câu hỏi) nên nhiều khi, người viết tạo ra một thứ gì đó, mà thứ duy nhất chỉ ra nó là cái báo cáo, chính là tên thư mục: baocao.doc.

Vậy tóm lại, làm sao để chúng ta hết sợ viết báo cáo, còn sếp thì hết sợ đọc báo cáo? Hãy bắt đầu từ...Hiểu rõ mục đích của việc báo cáo

Là nhật ký làm việc để cả nhóm biết mình đi đúng hướng
Đôi lúc mọi người sẽ bị cuốn theo các tiểu tiết mà quên đi bức tranh toàn cảnh. Báo cáo sẽ giúp người quản lý dự án và các thành viên tham gia có cơ hội nắm bắt tốt "đứa con" của mình.

Giúp cấp trên nắm được chuyện gì đang diễn ra
Dự án có đi đúng hướng, đúng tiến độ không? Có khó khăn nào phát sinh, có vấn đề gì cần được ghi nhận, có nguồn lực nào cần bổ sung?… Lãnh đạo thường không trút giận lên nhóm khi dự án thất bại hay chậm trễ mà quan tâm đến:

1. Vì sao nó thất bại?
2. Có cách nào để giải quyết vấn đề?
3. Bước tiếp theo là gì?
4. Cần hỗ trợ cho nhóm điều gì để không lặp lại sai lầm ở dự án tiếp theo?

Giúp khách hàng biết họ đang được chăm sóc
Điều tệ hơn một dự án chậm trễ là một dự án chậm trễ mà không có bất kỳ ai nói điều đó với khách hàng. Ngoài ra, một bản báo cáo khéo léo sẽ giúp khách hàng thấy họ đang nhận được gì từ đơn vị cung cấp dịch vụ.

5 Bước để viết báo cáo đúng, nhanh, gọn, đẹp
- Bước 1: Xác định mục tiêu và dạng báo cáo: Đây là báo cáo định kỳ, tổng kết dự án hay báo cáo một sự cố phát sinh? Báo cáo nội bộ hay báo cáo khách hàng? Báo cáo về dự án, về nhân sự hay về hành trình phát triển năng lực của người viết báo cáo?

- Bước 2: Viết ngắn gọn và tổng quan về dự án cùng nội dung trong bảng báo cáo. Ví dụ: “Báo cáo tuần về dự án truyền thông cho sản phẩm X. Trong bảng báo cáo có đề cập đến: tiến độ theo timeline (lịch trình) dự án, feedback (nhận xét) và yêu cầu mới của khách hàng, kế hoạch làm việc trong tuần tới và đề xuất nhân sự bổ sung”.

- Bước 3: Cung cấp các tài liệu liên quan trong dự án như timeline, các ghi chép công việc, sản phẩm đã thực hiện. Thông thường khi bắt đầu một dự án, các tài liệu này đã được thiết lập, vì vậy chỉ cần dẫn link trong báo cáo để người đọc tham khảo nếu cần.

- Bước 4: Liệt kê từng đề mục trong báo cáo. Với báo cáo định kỳ thì thông thường sẽ có các nội dung sau:

• Tiến độ các công việc so với kế hoạch triển khai dự án (Cái nào bị chậm lại, cái nào đang tạm dừng, cái nào chạy tốt).
• Đánh giá về các hạng mục đang thực hiện (tốt - xấu - cần cải thiện gì, khách hàng góp ý ra sao).
• Các vấn đề phát sinh (cần bổ sung hạng mục nào, gặp sự cố gì).
• Nhiệm vụ trong giai đoạn tiếp theo.
• Đề xuất, ý kiến của nhóm thực hiện.

- Bước 5: Viết báo cáo. Các hướng dẫn để viết dễ dàng hơn:

• Hành văn mạch lạc, ngắn gọn, đúng mực, dễ hiểu. Tránh viết vắn tắt như ghi chép cá nhân hoặc viết dài dòng như làm văn.
• Cách dễ nhất để trình bày một vấn đề là áp dụng 5W1H: Ai (Who), Cái gì (What), Ở đâu (Where), Khi nào (When), Tại sao (Why), Làm thế nào (How).
• Luôn trả lời được câu hỏi: Tiếp theo cần làm gì.
• Báo cáo tốt sẽ đảm bảo: cung cấp được thông tin thực tế về dự án, đưa ra giải pháp, đưa ra phương hướng hành động tiếp theo.

Ví dụ: Lập kế hoạch nội dung cho fanpage A:

• Ai: Ai phụ trách chính? Hạng mục gì? Bên khách hàng cần liên lạc với ai? Phong cách làm việc của họ như thế nào?
• Khi nào: Cần hoàn thành vào lúc nào? Khi nào duyệt? Khi nào cần xuất bản?
• Cái gì: Bao gồm kế hoạch nội dung trong 6 tháng, đề xuất chi phí quảng cáo và 5 demo (bản thử) nội dung bài post cùng minh hoạ.
• Tiến độ: Đang đợi khách hàng xác nhận lịch gặp để trình bày trực tiếp về ý tưởng và chiến lược. Dự kiến sẽ có kết quả vào ngày Y.
• Đề xuất: Cần chuẩn hoá guideline (hướng dẫn) để hỗ trợ tốt hơn cho nội dung.

Cuối cùng, có thể bổ sung thêm 1 - 2 dòng ghi chép của người lập báo cáo nhằm hỗ trợ người đọc báo cáo biết cần phải chú trọng vào chi tiết nào. Trình bày đẹp. Đặt tên file (thư mục) chuẩn. Gửi đúng giờ quy định. Vậy là xong.

Nguồn: Thanh Trúc cho Vietcetera.

Khám phá các cơ hội việc làm khác tại MSB